إدارة أعباء العمل بذكاء.. دليلكِ لتحقيق الإنتاجية دون إرهاق

#تنمية ذاتية

زهرة الخليج - الأردن اليوم

تتمثل إدارة عبء العمل في تحديد أولويات مهامكِ، واستخدام وقتكِ بحكمة، وقد يكون من السهل قول ذلك، ولكن من الصعب تطبيقه. ومع ذلك، فإن إدارة عبء العمل تعد المفتاح للحفاظ على نمط حياة صحي ومنتج، بالإضافة إلى أنها تساعدكِ على الاستمرار في أداء عملكِ بأفضل شكل ممكن. ومن خلال تعلم كيفية إدارة عبء العمل، يمكنكِ التحكم في وقتكِ، وتجنب الإرهاق، لذا نشارككِ، هنا، نصائح وأدوات مختلفة؛ لمساعدتكِ على تحقيق ذلك.

فهم ما هو مهم حقاً:

اسألي نفسكِ: ما المهام والمشاريع، التي سيكون لها أكبر تأثير على عملي؟.. وبمجرد أن تحددي ما هو أكثر أهمية، يمكنكِ تركيز طاقتكِ على هذه الأمور، والتخلي عن المهام الأقل أهمية. ولا يعني ذلك بالضرورة أن الأولوية تكون دائماً لما هو مستحق أولًا، فقد تكون بعض المهام الإدارية البسيطة ذات تأثير أكبر مما تتوقعين.

تحديد الأولويات:

بمجرد أن تحددي ما هو أكثر أهمية، فقد حان الوقت لوضع أولويات واضحة: ما الذي يجب إنجازه أولاً؟.. وما الذي يمكنه الانتظار؟.. من الأفضل البدء بفرز مهامكِ، وفقًا لمواعيدها النهائية، فبهذه الطريقة ستتمكنين من تنفيذ المهام الأكثر إلحاحاً أولاً. وتشير الدراسات إلى أن 96% من الأشخاص يشعرون بأن وجود قائمة مهام، يساعدهم على أن يكونوا أكثر كفاءة وإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود خطة واضحة يقلل التوتر الناتج عن الاضطرار إلى إنجاز مهمة ما في اللحظات الأخيرة. ومن خلال تحديد الأولويات، ستتمكنين من تركيز طاقتكِ على المهام الأكثر أهمية، وإنجازها بسرعة وكفاءة أكبر.

تفويض المهام.. والاستعانة بمصادر خارجية:

يُعد تفويض المهام، والاستعانة بمصادر خارجية، من أفضل الطرق لإدارة عبء العمل، خاصة إذا كان لديكِ فريق من الموظفين. وإذا كانت هناك مهام يمكن لشخص آخر تنفيذها بنفس الجودة، أو حتى بشكل أفضل، فقومي بتفويضها. وقد يبدو ذلك غير مألوف في البداية، لكنه سيوفر لكِ الوقت؛ لتتمكني من التركيز على المهام الأكثر أهمية. كما يمكنكِ الاستعانة بمهنيين متخصصين، أو خدمات خارجية لإنجاز بعض المهام، ما يتيح لكِ فرصة تنظيم وقتكِ بشكل أكثر كفاءة.

خذي فترات راحة:

عندما تشعرين بالإرهاق، فمن الضروري أخذ فترات راحة. وقد يبدو ذلك غير بديهي، لكنه قد يكون تمامًا ما تحتاجين إليه لإعادة التركيز. لذا، ابتعدي عن العمل لبعض الوقت، من خلال المشي، أو الاستماع إلى الموسيقى، أو حتى مجرد الاسترخاء لمدة خمس دقائق. وستساعدكِ فترات الراحة على البقاء منتعشة ومركزة، ما يزيد إنتاجيتكِ عند العودة إلى العمل.

كوني منظمة:

الحفاظ على التنظيم هو مفتاح إدارة عبء العمل بكفاءة. حافظي على مساحة عملكِ نظيفة ومرتبة، وتأكدي من تنظيم جميع ملفاتكِ، ورقية أو إلكترونية. وسيساعدكِ وجود نظام واضح في تجنب الشعور بالإرهاق، كما سيضمن سهولة الوصول إلى الملفات والمعلومات عند الحاجة إليها. ولا يوجد شيء أكثر إزعاجًا من البحث عن ملف مهم، وعدم القدرة على العثور عليه! لذا، احرصي على إنشاء نظام ملفات مُرتب لكل مشروع تعملين عليه، فهذا لن يساعدكِ على البقاء منظمة فحسب، بل سيسهل أيضًا مشاركة الملفات مع فريقكِ؛ إذا كنتِ تعملين ضمن مجموعة.

حددي أهدافاً واقعية:

عندما يتعلق الأمر بإدارة عبء العمل، فإن تحديد أهداف قابلة للتحقيق أمر بالغ الأهمية. على سبيل المثال، إذا كنتِ تخططين للعمل لمدة أربع ساعات، فاختاري مهام تتناسب مع هذا الوقت المحدد، ولا تحملي نفسكِ أكثر مما تستطيعين إنجازه. وإذا وضعتِ أهدافاً غير واقعية، فمن المرجح أن تشعري بالإرهاق والتوتر؛ عندما لا تتمكنين من إكمال كل شيء، ما يؤثر سلباً في إنتاجيتكِ، وحالتكِ النفسية.

قولي: «لا» عند الحاجة:

في بعض الأحيان، تكون أفضل طريقة لإدارة عبء العمل، هي ببساطة أن تقولي: «لا». وإذا كنتِ تشعرين بالإرهاق، فلا بأس من رفض المشاريع أو المهام الجديدة. ولا يجب عليكِ القيام بكل شيء بنفسكِ، ففي بعض الأحيان يكون من الأفضل التركيز على عدد قليل من المهام وتنفيذها بإتقان، بدلاً من محاولة القيام بالكثير والشعور بالإجهاد في النهاية.

لا تؤجلي المهام:

المماطلة عدو الإنتاجية، لذا إذا وجدتِ نفسكِ تؤجلين المهام المهمة لصالح القيام بأشياء أخرى أقل أهمية، فتوقفي فوراً، وضعي قائمة بالمهام الضرورية، وابدئي تنفيذها واحدة تلو أخرى. وتذكري: كلما بدأتِ مبكراً، أنهيتِ المهمة في وقت أقصر، ما يمنحكِ شعوراً بالإنجاز والراحة.